¿Cuál es tu recurso más escaso en el trabajo?

La mayoría de la gente responderá, sin dudar, que es el tiempo. Definitivamente el tiempo es finito, pero yo diría que en realidad no es tu recurso más escaso. Después de todo, todas las personas tienen la misma cantidad de tiempo, pero las diferencias individuales en productividad pueden ser enormes.

Una respuesta mejor puede ser tu atención – tu capacidad personal de brindarle atención a las cosas correctas por la cantidad correcta de tiempo. Como sugirió en el Premio Nobel, Herbert Simon, hace 40 años, cuando hay abundancia de información, la atención se vuelve un recurso escaso.

Entonces tal vez el mayor desafío que encaramos como individuos en el trabajo y como líderes es gestionar la atención. Esto significa ser reflexivo y disciplinado respecto a como dividimos nuestro tiempo entre diferentes actividades, y también en como impulsamos a otros a focalizarse en las cosas correctas. ¿Cómo?

En primer lugar, considérate a ti mismo como un contribuyente individual. Si tu atención es un recurso escaso, la primera cosa que debes hacer es disciplinarte para evitar interrupciones. Por ende, si estás trabajando en algo que demanda concentración –por ejemplo, escribir un reporte-, silencia tu teléfono, cierra tu Outlook y Facebook. Estas son cuestiones obvias, pero es impresionante como no solemos hacer estas acciones y nos distraemos fácilmente.

En segundo lugar, y lo que es más difícil, debes darte cuenta cuando has de dejar de buscar información. Cuando era estudiante de doctorado, el costo de adquirir información era alto – debía ir a la librería y hacer mis propias copias de reportes anuales o de papers académicos. Hoy en día, esos costos se redujeron dramáticamente, pero el resultado neto de acceder fácilmente a la información es que solemos seguir buscando información cuando ya tenemos datos suficientes para tomar una decisión o escribir un informe. ¿Cómo podemos evitar esta “parálisis de análisis”? La mejor estrategia radica en desarrollar tu propia hipótesis o argumento con anticipación, para que tu búsqueda se enfoque en apoyar o refutar dicho argumento. Si eso no funciona, ponte un límite de entrega. Una regla que siempre uso cuando trabajo con colaboradores es asegurarme que tengo algo para mandarles al final del día, lo que me ayuda a evitar procesos de búsqueda con final abierto.

En tercer lugar, a pesar de que vivimos en una era de información ubicua, no debería asustarnos el traer a colación nuestra propia intuición y emociones. Es tentador buscar evidencia para apoyar cada argumento que hacemos, pero los líderes de negocios más exitosos –desde Jack Welch a Steve Jobs a Jeff Bezos — siempre han buscado combinar el pensamiento racional con el intuitivo. Una onza de percepción profunda vale más que una libra de datos.

Finalmente, cuando tenemos acceso completo a la información, también necesitamos encontrar tiempo para reflexionar. Piensa esto como una versión low-tech de meditación o auto-reflexión: simplemente significa hacerse recreos en el día, quizás durante un traslado o mientras se hace ejercicio, donde realmente te vuelves consciente del estimulo por el que fuiste bombardeado y donde tus ideas pueden gestarse. Cuando me distraigo, encuentro que nadar durante media hora es la mejor manera que tengo de aclarar mi mente y establecer mis nuevas prioridades laborales.

Ahora bien, piensa en tu rol como gerente. Recuerda, tu equipo se distrae tan fácilmente como tu. Los miembros de tu equipo también son altamente sensibles a estímulos y señales que vienen de arriba. Si empiezas a hablar sobre, digamos, una iniciativa inminente de reducción de costos, estarás manipulando la atención de tu equipo, te guste o no. Cambios en los títulos de los puestos de trabajo, en el layout de la oficina, en la agenda de la reunión semanal, en las decisiones sobre quien es ascendido –todas estas son señales de atención que van moldeando colectivamente la visión de las personas respecto a que es importante, moldeando por ende sus comportamientos. (Esta idea fue desarrollada inicialmente por Tom Davenport y John Beck en The Attention Economy).

Si moldeas nuevamente to rol como gerente de la atención de tu equipo, hay un par de recomendaciones que debes seguir. En primer lugar, mantén el mensaje simple y claro. Si enfatizas cosas diferentes cada semana, tu equipo se confundirá y aprenderá a desconectarse. Pero si vienes con el mismo mensaje una y otra vez, el efecto sobre el comportamiento de tu equipo será substancial. Por ejemplo, la mayoría de las compañías mineras comienzan cada reunión con un relato sobre seguridad (contando algún incidente reciente vinculado a la seguridad) – es una forma simple pero efectiva de mantener a la seguridad como un tema principal.

En segundo lugar, se claro en lo que es fallar en focalizar la atención, de manera tal que puedas ser estratégico sobre como prevenir que tu equipo caiga en eso. Aquí hay un ejemplo: una empresa global de software estaba perdiendo oportunidades en Asia porque cada decisión terminaba priorizando las necesidades del negocio en Europa (su matriz histórica). El CEO se mudo temporariamente a Asia; los horarios de las reuniones del equipo global variaban entre la mañana en Europa y la tarde en Asia; el director de las reuniones alternaba entre las dos locaciones; la agenda siempre incluía temas específicos de la región así como también preocupaciones globales. Manipulando estas cuestiones relativamente simbólicas, en lugar de cambiando el sistema de recompensas entero o la estructura de reporte, hubo un cambio significativo en el comportamiento hacia una mayor focalización en Asia, sin perder la atención puesta en Europa.

Nuestra labor principal como gerentes es hacer un uso eficiente de recursos escasos. En la era industrial, los recursos escasos eran el capital y el trabajo. En la era del conocimiento, nos hemos acostumbrado a pensar que el conocimiento y la información son recursos escasos. Pero, cada vez más información es ubicua y el conocimiento es compartido ampliamente entre las empresas. En un mundo así, el recurso escaso en nuestra atención y la de nuestros empleados. Debemos volvernos más listos respecto a como gestionarla.