En América Latina cada vez más, la asistencia a ejecutivos tiende a ser remota.

 La típica secretaria vestida de manera elegante que era una especie de apéndice de un ejecutivo parece estar dejando paso a otro tipo de perfil.

Las asistentes virtuales desarrollan tareas de las secretarias tradicionales pero además incorporan algunas relacionadas con la gestión empresarial.

Altamente competentes en el manejo de herramientas informáticas, pueden trabajar de manera exclusiva a través de una relación laboral o prestar servicios a varios clientes, a través de una relación comercial.

Según Matías Ortega del periódico argentino Ámbito Financiero, “las asistentes se desempeñan en todo tipo de empresas: desde personas que por diversos motivos no tienen un lugar fijo de trabajo y necesitan un profesional que se ocupe de cuestiones administrativas, hasta empresas, incluso grandes y multinacionales, que optan por contratarlas por cuestiones específicas”.

“La industria de la asistencia virtual implica acompañar a clientes en todo tipo de proyectos desde el planeamiento estratégico, tareas administrativas esenciales, marketing, social media, transcripciones, organización de eventos, logística de viajes ejecutivos, traducciones públicas, entre otras cuestiones”, explica Marcela Frugoni, quien dirige Bureau Red, y es pionera de esta modalidad en el mundo de habla hispana.
Desde 2002, Bureau Red ha capacitado y certificado a más de 400 asistentes virtuales en casi 20 países. “Lo importante es tener en cuenta que una virtual assistant conoce de empresas, tiene la experiencia de haber colaborado durante su trabajo tradicional junto a sus jefes y hoy se perfecciona para acompañar a sus clientes frente a nuevos desafíos dado que ella misma pudo formar su propia empresa”, señala Frugoni. “Esto implica conocer de ética, de compromiso, de gestión, toma de decisiones, y brinda un valor agregado a la compañía”, agrega.

Las asistentes formadas por Bureau Red se rigen bajo un estricto acuerdo de confidencialidad, el cual les permite que ante una dificultad consulten a sus pares para que las ayuden desde su experiencia a resolverla. Además, a través de salas de conferencia on line mantienen una capacitación continua que incluso puede adaptarse a las necesidades específicas de cada cliente.

De la mano de esta tendencia aparece el arrendamiento de oficinas temporarias o espacios de co-working que, en muchos casos también le ofrecen a sus clientes la posibilidad de contratar secretarias virtuales. Estas personas se encargan de recibir llamadas con atención personalizada, recepcionar y derivar correspondencia, y el manejo de la agenda de reuniones. “Muchas personas lo único que necesitan es eso, no una oficina; entonces ahí está nuestro staff de secretarias”, cuenta Bernardo Fernandini, director de la compañía Regus para la Argentina, Paraguay y Uruguay.

Los usuarios de este servicio cuentan con un número telefónico que atendido por estas secretarias con un protocolo de atención telefónica customilizado según las necesidades del cliente.
Mirna Bajraj, una asistente con más de 20 años de experiencia en compañías nacionales y extranjeras, cuenta cómo es trabajar en esta actividad a distancia. “Muchas veces no hay necesidad de tener una empleada con una carga horaria de una jornada laboral completa, entonces puede contratarse sólo para el trabajo que se necesita”, afirma. Y destaca que de esta forma empresas pequeñas pueden sumar como un plus a su actividad la experiencia de una secretaria ejecutiva de grandes corporaciones.

Analía Skerk, otra secretaria virtual certificada, señala que este tipo de trabajo “es un desafío que no es para cualquiera” debido a la “libertad de acción” que conlleva a diferencia de las empleadas tradicionales. Sin dudas, la responsabilidad en el manejo de la flexibilidad es una de las claves.

El mundo del trabajo continúa cambiando, las necesidades son dinámicas y la oferta de servicios para atenderlas es cada vez más variada y completa.